Cómo puede una simple gaveta de plastico, ayudarte a organizar tu oficina

gaveta de plastico
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Cómo puede una simple gaveta de plastico, ayudarte a organizar tu oficina

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¿Cómo organizar tu oficina para maximizar la productividad? Tener un espacio de trabajo óptimo puede afectar enormemente tu productividad. Esto es lo que deberías hacer, iniciando con utilizar una simple gaveta de plastico.

Donde trabajas afecta tu forma de trabajar. Trabajar en un ambiente desordenado, sucio o que distrae, afectará tu trabajo, y probablemente de manera negativa. Si eres como el trabajador de oficina promedio, entonces pasas la mayor parte del tiempo sentado frente a la pantalla de una computadora. A pesar de que tu trabajo gira en torno a una computadora, tu oficina como un todo debería ayudarte a ser lo más productivo posible.

Una oficina bien organizada tiene enormes beneficios. En primer lugar, proporciona una sensación de control y competencia, lo que conduce a niveles más altos de productividad. En segundo lugar, el hecho mismo de que estés organizado te defiende contra las distracciones. Tu oficina organizada y limpia puede absorber el trabajo entrante y posicionarte para el éxito.

Ahora…sabemos que las herramientas de una oficina maximizan el trabajo y reducen los inconvenientes. Para efectos prácticos, una gaveta de plastico puede hacer maravillas por tu colección de papeles, accesorios de oficina y demás cosas que seguramente amontonas en los cajones de tu escritorio. Inicia tus acciones de limpieza y organización de la siguiente manera:

Coloca dos gavetas de plastico en tu escritorio

Un sistema de dos bandejas es el más simple y efectivo para manejar el papel entrante.

El sistema funciona así: 1) nueva gaveta de plastico, nuevos documentos; 2) gaveta vieja, documentos que has abierto o revisado y con los que debes lidiar.

Todos los documentos nuevos, no leídos o sin abrir entran en la nueva bandeja. Esta bandeja es para el beneficio de las personas que deambulan por tu oficina para tirar o dejar cosas en tu escritorio. Señala con un sticker o tag, la gaveta. La nueva es para cosas con las que todavía tienes que lidiar. Sobres sin abrir, carpetas, documentos: todo está esperándote a ti, pulcramente apilado, cuando estés listo para ello.

La bandeja anterior es para cosas que has abierto pero que aún debes tratar: escanear, archivar, reenviar, etc. Es como una lista de cosas para hacer, pero al menos no está repartida por toda tu oficina. El hecho de que se encuentre todo en un mismo lugar y posiblemente a plena vista, incita a cualquiera a que se reduzca el número de pendientes.

Este es un enfoque muy simple, pero funciona de maravilla para eliminar el desorden de papel de un escritorio, lo que le permite a cualquiera ser más productivo.

Por otro lado, crea dos zonas con tus respectivas gavetas de plástico. No todo el trabajo se crea igual. Debes acercarte a la organización de la oficina con esta perspectiva de dos zonas:

  • Zona 1: trabajo de computadora. Este es tu escritorio tradicional. Pasas la mayor parte de tu tiempo aquí, tirando cosas y haciendo cosas.
  • Zona 2: trabajo no computacional. Aquí es donde vas a hacer cosas que no son de computadora. Podría ser el mismo escritorio, pero simplemente otra área que está libre de monitores, cables y cargadores. Aquí es donde acudes cuando revisas documentos, usas tu iPad, firmas papeles, escaneas documentos o pegas sobres, sea lo que sea que no requiera un enfoque práctico para trabajar. Todo, o la mayoría de las cosas, las puedes tener al alcance de tus manos, en una simple pero práctica y estética gaveta de plastico.

El enfoque de dos zonas para una oficina te ayuda a organizar tu trabajo y tu enfoque para hacer los tipos de cosas que manejas a diario.

Coloca objetos físicos en los cajones u organiza las gavetas

La mayoría de las oficinas necesitan algunos suministros. Incluso las personas más minimalistas necesitan donde colocar su iPhone, cargadores, auriculares, cámara, lentes de sol y billetera. Ya sea que tengas 15 artículos o 500, necesitas un lugar para ponerlo todo: un lugar que esté fuera de la vista. Un cajón de escritorio es el lugar lógico, pero si este es muy pequeño o ya está ocupado, siempre puedes utilizar una gaveta de plastico.

Evita la tentación de mantener tu linda grapadora, tu moderno dispensador de cintas y su adorable sujetapapeles sobre su escritorio. En su mayor parte, estos suministros deben almacenarse en un lugar organizado y accesible como un cajón o gaveta.

Obtén una papelera más grande

Un bote de basura más grande suena un poco tonto, pero en realidad es un truco estratégico. Este es el por qué. La mayor parte del papel que entra en una oficina se puede descartar o digitalizar en lugar de archivar. Archivar documentos es una de las tareas que lleva más tiempo y, por lo tanto, es la que más demora. Debido a que una papelera grande es más visible, entonces tiendes a pensar en ella más a menudo. Cuando entra papel innecesario en tu espacio de trabajo, es más probable que lo coloques en la papelera que apilarlo en una torre de papel despeinada de “No sé qué hacer con eso”. Un bote de basura más grande también evita el desbordamiento de basura. Una de las peores formas de desorden en la oficina es una papelera que alcanzó su capacidad hace tres días. Obtén con nosotros un bote más grande y podrás eliminar más desechos. ¡Asegúrate de reciclar!

Conclusión

No olvides combinar tu sistema de productividad personal con el método de organización de tu oficina. Algunos métodos de productividad recomiendan un cierto enfoque para organizar una oficina. Sea cual sea tu método de organización preferido o sistema de productividad, no esperes para dejar por fin tu oficina organizada. Cuanto más esperes, más tiempo perderás. ¿Qué métodos usas para crear un espacio de oficina organizado? ¿Qué herramientas necesitas? Por supuesto, las gavetas, cajones o bandejas son útiles y necesarias pero… ¿qué sucede con los botes de basura, por ejemplo? Puedes encontrarlos también con nosotros. Tenemos, de hecho, una serie de soluciones pensadas para los oficinistas más ocupados. Consulta nuestras opciones.

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